세계 최대 사무 공간 컨설팅 그룹인 리저스(Regus, www.regus.com)가 최근 실시한 원격 관리 근무 보고서(Managing at arm’s length)에서 전 세계 전문직 종사자 중 50%가 사무실에서 근무하지 않는 것으로 밝혀졌다.

한번도 만난 적 없는 동료와 함께 일하는 것이 이제는 일상적인 모습이 된 것이다. 이를 위해, 리저스는 사무실 밖에서도 생산성을 유지하고 동료들과 어울릴 수 있는 성공적인 7가지 방법을 소개했다.

1. 매일, 자주 동료들과 연락하자. 직원들이 어디서 업무를 수행하더라도 매일 전화 또는 화상회의를 통해 결속력을 유지해야 하나의 목표를 향해 함께 나아갈 수 있다. 동료가 무엇을 하고 있는지 관리자나 팀원들은 관심을 가지며 믿고 이해해야 한다.

2. 발전된 기술을 이용하여 신뢰를 쌓자. 그룹 채팅 또는 화상전화를 이용하면 바로 옆에 있는 것처럼 업무를 협의하고 궁금한 점을 묻거나 아이디어를 교환할 수 있다. 또 다른 방법으로, 자동화된 마이크로(Micro) 보고 시스템을 이용하여 모든 동료들의 업무 진행상황을 공유하고 일정을 서로 확인할 수 있다. 또한, 동료들과의 업무 생산성 비교를 통해 업무목표달성을 위한 동기부여의 기회가 된다.

3. 전 팀원에게 전문적인 업무 공간을 이용할 기회를 부여하자. 누구나 조용하고 안정적인 업무 공간이 필요하지만 가정에서는 그러한 공간을 만들기가 쉽지 않다. 업무집중을 방해하는 요소를 피해 나만의 업무 공간에서 일을 진행한다면 생산성이 증대될 것이다. 이를 위해, 리저스는 비즈니스월드 및 라운지를 일반 사무실보다 훨씬 저렴한 비용으로 제공하여 개인 업무 공간 이용의 기회를 부여한다.

4. 정해진 업무 프로세스와 목표는 엄격하게 지켜야 한다. 원격 근무자가 소외되는 경우를 방지하기 위한 엄격한 프로세스의 운영이 매우 중요하다. 업무 종료 절차, 품질 관리 체크포인트, 일일 업무 목표와 같은 프로세스는 최대한 지켜야 한다. 그러한 프로세스가 일상 업무 안에서 지켜져야 함을 명시한 계약서를 새로 작성하는 것도 하나의 좋은 방법이 될 수 있다.

5. 직접 만나보자. 1년에 한 두 번은 전체 팀원들을 한 자리에 모아 만남의 시간을 가져야 한다. 예를 들어, 전 사원들이 함께 휴식을 취하는 자리를 마련하거나, 전체 팀원 전략 기획 회의를 이용 할 수도 있다. 단, 멀리 떨어진 곳이 아닌, 팀원 모두가 쉽게 모이기 좋은 장소에서 진행되어야 한다.

6. 공동체 정신을 기르자. 매주 온라인 게임 등 온라인 동호회를 함께 운영하면서 메신저를 통해 직원들이 친해질 수 있는 기회를 만들어야 한다. 사무실 밖에서 일하는 직원들이 서로를 모르는 경우를 방지하기 위한 노력 중 가장 유용하고 호응도 높은 방법이다.

7. 1대 1 회의를 실시하자.원격 근무를 반대하는 주장 가운데 가장 중요한 문제는 관리상 신뢰이다. 리저스 원격 근무 조사 보고서 (Managing at arm’s length)에 따르면 경영진의 54%가 원격 근무자들이 무엇을 하면서 시간을 보내는지에 대해 우려한다고 나타났다. 관리자와 1대 1로 만나는 시간을 자주 만들어 직원과 이야기 하는 시간을 통해 생산성 관련 보고와 업무 완료 보고를 관리자에게 직접하고 피드백을 받으며 서로 다음 목표를 함께 준비하는 것이 좋다.

더 상세한 정보는 www.regus.com에서 찾아볼 수 있다.

최병웅 기자  080@newsa.co.kr

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