행정정보공동이용(브랜드명 : e하나로민원)은 국민이 민원 신청시에 필요한 구비서류를 직접 제출하지 않아도 업무담당자가 전산망으로 정보를 확인하여 업무를 처리하는 제도이다.
이번에 새로 추가되는 서비스는, 첫째, 건강보험증, 건강보험자격득실확인서 등 2종의 공공기관 정보를 처음으로 포함하는 등 5개 기관이 보유하고 있는 10종을 추가하여 총 81종(행정기관 정보 79종, 공공기관 정보 2종)의 구비서류를 공동이용하게 된다.
또, 구비서류를 제출하지 않아도 되는 행정정보 공동이용 기관도 교육기관 1개(숭실대학교)를 처음으로 추가하고 대한상공회의소 등 공공기관 11개를 추가하여 총 391개 기관으로 확대함에 따라, 국민이 민원신청 등에 필요한 구비서류를 일일이 발급받아 제출하는 불편이 크게 줄어들게 된다.
둘째, 맞춤형 서류정보 열람체계(One Screen 서비스)를 구축, 시범 운영한다 지금까지는 각각의 구비서류에 대해 대장 중심으로 일일이 조회·확인하였으나, 앞으로는 사무별로 꼭 필요한 최소한의 필수 정보항목만을 발췌하여 한 화면에서 조회할 수 있도록 맞춤 서비스를 제공함으로써, 보다 편리하고 안전한 행정정보 공동이용 환경을 제공한다. 특히, 본인확인이나 사업자등록여부 등 단순히 사실 확인만 필요한 경우에는 별도의 구비서류 정보를 제공하지 않고 진위여부(Y/N)만 확인하도록 하였다.
예를 들어, 통신판매업 신고를 하는 경우 현재는 법인등기부등본과 사업자등록증 등 2개의 서류정보를 개별 화면에서 모두 28개의 정보항목을 확인하고 있으나, 앞으로는 하나의 화면에서 법인등기부등본은 18개의 필수 정보항목만 확인하도록 하고, 사업자등록증은 사업자 등록 사실 여부(有無)만 확인하는 것으로 바뀌게 된다.
이렇게 되면, 국민 개개인의 개인정보 노출이 최소화되어 개인정보 보호가 한층 더 강화됨은 물론, 업무 담당자는 여러 개의 구비서류 정보를 하나의 화면에서 간편하게 조회할 수 있게 되어 업무 효율이 배가되게 된다.
셋째, 구비서류를 온라인으로 제출할 수 있도록 전자민원서류관리시스템을 구축하여 정부민원포털의 온라인 민원완결 서비스를 후방지원(Back Office)한다. 즉, 행정정보 공동이용을 통해 제출하지 않아도 되는 구비서류 外에 민원인이 따로 준비하여 제출해야 하는 구비서류를 온라인으로 전자민원서류관리시스템에 제출, 첨부할 수 있도록 하고, 민원처리기관에서는 이를 열람, 확인하여 업무처리할 수 있게 된다.
민원 구비서류는 세 가지로 분류할 수 있는데, ① 이미 DB화 되어 있어 업무담당자가 전산망으로 조회·확인 가능한 구비서류는 기존 방식대로 제출하지 않아도 되며, ② 민원인이 직접 작성하여 제출해야 하는 사업계획서, 임대차계약서, 사업장 약도 등과 같은 구비서류는 스캔하여 정부민원포털을 통해 온라인으로 제출·등록할 수 있도록 하고, ③ 행정기관에서 발급하는 구비서류 中 DB화 되어 있지 않은 구비서류는 민원인이 직접 발급받아 제출해야 했던 것을, 민원인이 온라인으로 발급 신청을 하면 발급기관이 발급하여 온라인으로 제출·등록할 수 있게 된다. (※ ③은 ’10년도 제2차 고도화사업으로 추진)
예를 들어 통신판매업 변경신고 민원의 경우, 임대차계약서와 사업자등록증 등 2개의 구비서류가 필요한데, 이중 민원인 본인이 직접 작성해야 하는 구비서류(임대차계약서) 1종만 스캔하여 신청서와 함께 온라인으로 제출하는 것으로 신고를 마치게 되며, 민원처리기관인 구청에서는 민원인이 온라인으로 제출한 구비서류(임대차계약서)와 행정정보 공동이용에 따라 전산망으로 조회 가능한 구비서류(사업자등록증)를 확인하여 업무를 처리하게 된다.
한편, 행정안전부는 지난 2006년부터 지난해까지 주민등록등(초)본, 토지(임야)대장, 건물등기부등본 등 국민생활과 밀접한 관련이 있는 대부분의 행정정보(71종의 구비서류 정보)를 379개 기관에서 공동이용할 수 있도록 3차에 걸쳐 시스템을 구축하였다.
그동안의 행정정보 공동이용에 따른 효과를 분석한 결과, 국민은 구비서류를 발급받기 위해 시·군·구청(읍·면·동 주민센터) 등 관공서를 일일이 방문해야 하는 불편이 해소되고, 이에 따른 시간과 대중 교통비 등이 절약된다. 업무담당자와 기관에게는 종이서류 관리에 따른 불편과 서고·캐비넷 등 보관시설이 줄어들게 되고, 원천적으로 종이없는(paperless) 행정이 가능해져 업무처리의 효율을 기할 수 있다.
이에 따른 비용절감 효과를 살펴보면, 민원사무는 구비서류 1건당 평균 5,082원, 행정기관과 공공기관의 내부사무는 1건당 3,041원의 효과가 있는 것으로 분석되었다.
※ 구비서류 1건당 절감비용 산출 근거
∙민원사무 : 서초구청, 반포3동주민센터의 방문 민원인 111명을 대상으로 구비서류 발급형태별 소요시간, 발급비율, 평균 교통비, 평균 수수료 설문결과 산출
∙내부사무 : 6개 중앙행정기관·지자체의 이용률이 높은 내부사무 사용자 49명을 대상으로 전화 인터뷰 및 설문결과 산출
2009년의 경우, 행정정보공동이용 量은 4,515만 건으로 전년 동기간 이용실적 대비 66% 증가하여 약 1,635억 원의 사회적 비용이 절감된 것으로 분석된다.
또한, 지난해 하반기의 1차 수요자 맞춤형 고도화 사업 완료와 정부민원포털 재구축으로 앞으로 행정정보 공동이용은 더욱 활성화될 전망이다.
행정정보 공동이용은 각 사무별로 최소한의 필수 정보항목만을 전산망으로 조회·확인하도록 함으로써 기존의 종이 구비서류 제출에 따른 서류 위·변조 및 정보 오·남용 문제도 원천적으로 차단되는 등 개인정보보호에도 만전을 기할 수 있게 된다.
앞으로도, 행정안전부(행정정보공유추진단)는 행정정보 공동이용을 더욱 활성화하고, 이를 제도적으로 뒷받침하기 위해 전자정부법 시행령을 개정하여 공동이용 승인절차를 간소화하고, 민원사무 처리를 위해 구비서류 정보를 열람할 때에는 민원인의 사전동의 절차를 확행하도록 하였으며, 개인정보 유출 또는 정보 오·남용시에는 처벌을 강화하도록 하고 있다.
공동이용 대상 행정정보를 행정기관 정보뿐만 아니라 공공기관 정보까지 연차적으로 확대하고, 이용기관도 카드사, 보험사 등 제2금융권과 행정사무 위임·위탁기관까지 확대해 나갈 계획이다.
또한, 내년에 시범 서비스 예정인 전자민원서류관리시스템을 내년 말까지 추가로 구축하여 온라인 민원 완결 서비스를 뒷받침하는 한편, 맞춤형 서류정보 열람 체계(One Screen 서비스)를 이용량이 많은 637개 사무까지 연차적으로 확대하여, 개인정보보호 강화 등 보다 안전한 공동이용 서비스를 제공해 나갈 계획이다.
이와 함께, 행정정보공동이용시스템 보안 취약점 진단과 이용기관 대상의 공동이용 실태점검을 매년 실시하고, 개인정보보호 모니터링 및 전반적인 정보보안·개인정보보호 컨설팅을 실시하는 등 보안 및 정보보호체계도 한층 강화해 나갈 예정이다.
이은아 기자 030@newsa.co.kr
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